Monday, December 4, 2017

Mengurus Pencatatan Kelahiran Anak di Luar Negeri : dari Akte di Belanda sampai KK di Indonesia

Halo semuanya.. 
Apa kabar? Semoga sehat selalu ya.. 
Kali ini saya ingin berbagi pengalaman kami mengurus pencatatan kelahiran anak di Belanda, tepatnya di kota Groningen, dimulai dari yang paling awal yaitu Akte kelahiran, sampai nama anak masuk ke Kartu Keluarga di Indonesia. 

Tulisan ini saya bagi dua bagian yaitu Administrasi di Belanda dan Administrasi di Indonesia. Hmm, mungkin akan cukup panjang, jadi saya tuliskan per point saja ya.

ADMINISTRASI DI BELANDA

1. Akte kelahiran bahasa Belanda
Syarat yang diperlukan :
- Paspor kedua orangtua
- Residence permit (Verblijf) kedua orangtua
- Buku nikah kedua orangtua
- Nama anak, tanggal dan jam kelahiran anak. Baby tidak usah dibawa ke sana ☺
Lokasi : Gementee. Untuk yang anak yang lahir di RS Martini, tidak usah ke Gementee karena ada counternya disana namun jam buka pagi saja saat hari kerja.
Kapan : Maksimal 3 hari setelah kelahiran anak. Jangan sampai terlewat ya kalau tidak mau terkena denda 
Biaya : 12.90 euro per November 2017
Akte kelahiran bahasa Belanda ini langsung jadi saat itu juga, anak langsung dapat nomor BSN dan juga mendapat kertas ucapan selamat dari Gementee.

Akte Bahasa Belanda
Ucapan selamat dari Gementee Groningen

2. Akte kelahiran bahasa Internasional
Setelah mendapat akte bahasa Belanda, lebih baik sekalian juga membuat akte kelahiran dengan bahasa Internasional. Akte diterjemahkan dalam beberapa bahasa dalam satu dokumen yaitu French, German, English, Spanish, Greek, Italian, Portuguese, Turkish and Yugoslav. 
Syarat yang diperlukan sama dengan di atas yaitu paspor, verblijf dan buku nikah orangtua. 
Kapan : Tidak ada batasan waktu, tapi sebaiknya dibuat sekalian dengan akte yang berbahasa Belanda, supaya tidak bolak-balik ;)
Biaya: 12.90 Euro per November 2017

Akte Bahasa Internasional

3. Uittreksel basisregistratie personen
Ini adalah surat keterangan sebagai penduduk di suatu Gemente. Surat ini diperlukan saat pembuatan paspor anak (point 7) dan surat keterangan lahir (point 9)  di KBRI.
Isi surat ini adalah informasi terkait data orang tua dan anak yang mencakup nama, tempat lahir, tanggal lahir, dan alamat rumah di Belanda
Syarat yang diperlukan : Paspor & Residence permit kedua orang tua
Lokasi: Gementee Groningen
Kapan: Tidak ada batasan waktu, tapi sebaiknya dibuat sekalian dengan akte atau berdekatan dengan waktu ketika akan membuat paspor anak
Biaya: 15.85 Euro per November 2017

4. Asuransi kesehatan anak
Syarat: Nomer BSN anak yang diperoleh dari point 1
Kapan: Segera daftar begitu nomer BSN diperoleh sehingga apabila anak memerlukan penanganan medis, bisa dicover oleh asuransi
Berapa lama: Kami memakai asuransi Menzis dan proses pendaftaran asuransi anak kami dilakukan secara online melalui akun Menzis kami. Kartu asuransinya datang ke alamat rumah beberapa hari kemudian. Oh iya, untuk login ke akun Menzis diperlukan DigiD (https://www.digid.nl/en/).
Biaya: Gratis, karena premi asuransi kesehatan anak sudah satu paket dengan premi kesehatan salah satu orangtua (Ayah atau Ibu)

5.  Legalisasi akte lahir berbahasa Belanda dan Internasional di Kementrian Luar Negeri Belanda
Tujuannya adalah agar akte tersebut dapat dilegalisir oleh KBRI untuk kemudian bisa digunakan di Indonesia.
Syarat yang diperlukan : 
- Dokumen asli yang akan dilegalisir
- Siapkan Paspor dan residence permit orang tua untuk data diri bila diperlukan
Lokasi: Legalisation desk Kementrian Luar Negeri Belanda, 
Alamatnya di Bezuidenhoutseweg 67, Den Haag (Kira-kira 5 menit jalan kaki dari stasiun Den Haag Central)
Kapan: Sebaiknya segera dilakukan karena ada batasan “umur” dokumen yang akan dilegalisir, terhitung dari sejak dokumen tersebut ditandatangani. Kalau tidak salah batasan umur dokumen adalah 6 bulan, cmiiw. Kalau melewati batas waktu tersebut, maka kita harus meminta kembali salinan akte ke Gementee dan harus mengeluarkan biaya lagi untuk itu. 
Berapa lama: Langsung selesai hari itu juga bila dokumen diserahkan sebelum jam 11:30. 
Jam buka kantor dari 09:00 sampai 12:30.
Catatan: Legalisasi disini adalah dengan cara men-cap/stempel dan mendatangani dokumen tersebut di halaman belakangnya.
Biaya: 10 Euro per dokumen
Untuk informasi yang lebih lengkap, silahkan bisa dicek lagi sini :  https://www.government.nl/ministries/ministry-of-foreign-affairs/contact

6. Legalisasi akte lahir berbahasa Belanda dan Internasional di KBRI
Tujuannya adalah agar akte tersebut bisa digunakan di Indonesia.
Syarat yang diperlukan:
- Dokumen asli dan fotokopinya. Dokumen tersebut sudah dilegalisir sesuai point 5.
- Paspor dan residence permit orang tua.
Penyerahan dokumen pukul 09:00-12:00, pengambilan dokumen pukul 11:00-12:00.
Kapan: Sebaiknya langsung dilakukan setelah legalisir di point 5 karena masih sama-sama di Den Haag. Dokumen bisa selesai saat hari itu juga. 
Catatan: Legalisasi dengan cara men-cap/stempel dan mendatangani dokumen tersebut di halaman belakangnya.
Biaya: 25 Euro per dokumen
Untuk informasi yang lebih lengkap, silahkan bisa dicek lagi sini: http://www.ina.indonesia.nl/index.php/pelayanan-wni/pelayanan-kekonsuleran

Akte yang sudah dilegalisir

7. Pembuatan Paspor Anak
Tujuan: Salah satu bukti identitas sebagai warga negara Indonesia
Syarat yang diperlukan:
- Anak, harus dibawa ke KBRI
- Fotokopi akte kelahiran anak
- Fotokopi paspor orang tua
- Fotokopi residence permit orang tua
- Fotokopi akte perkawinan orang tua
- Uittreksel sesuai point 3
- 1 Lembar pasfoto terbaru anak dan foto tersebut harus menampilkan dengan jelas mata anak dalam posisi yang terbuka. Foto ini nantinya ditempel di formulir pada point b. Akan tetapi, anak juga akan di foto kembali di KBRI untuk foto di paspornya. Untuk antisipasi apabila nantinya anak susah difoto disana, orang tua bisa juga membawa softcopy foto anak untuk diserahkan ke petugas KBRI.
Lokasi: KBRI Den Haag. Penyerahan berkas pukul 09:00-12:00.
Kapan: Bisa diurus bersamaan dengan point 5-7
Berapa lama: Paspor selesai dalam 7 hari kerja dan diambil pukul 15:00-16:00. Bisa diambil oleh siapa saja selama membawa resi untuk pengambilan paspor tersebut.

Catatan: Pengalaman kami, paspor bisa juga dititipkan ke pegawai KBRI yang akan ke Groningen untuk mengisi acara PPI, misalnya saat acara lapor diri/jabat erat/Indonesian Day/Groens Cup. Hal ini dapat dilakukan dengan sebelumnya menghubungi terlebih dahulu pihak KBRI nya melalui email ataupun telepon.
Biaya: 30 euro dengan PIN.
Berhubung point 5-7 dilakukan di Den Haag dengan jam buka kantor yang terbatas saat pagi saja, kami menyarankan agar mengambil jadwal kereta pagi sehingga pukul 09:00 sudah tiba di Den Haag dan semua urusannya dapat diselesaikan dalam 1 hari saja.

8. Pembuatan Residence Permit Anak
Tujuannya adalah membuat ijin tinggal resmi di Belanda dalam periode waktu tertentu mengikuti ijin tinggal orang tua. Walaupun anak lahir di Belanda, tetap saja anak tersebut berkewarganegaraan sama dengan orang tuanya.
Syarat yang diperlukan:
- Mengisi formulir yang bisa diunduh disini: https://ind.nl/en/Forms/7518.pdf 
(Hanya perlu mengisi halaman 1-6 dan 37-38).
- Mengisi formulir foto passport yang bisa diunduh disini: https://ind.nl/en/Forms/7630.pdf
- Copy paspor kedua orang tua
- Copy residence permit (bagian depan dan belakang) kedua orang tua
- Copy paspor anak
- Copy akte lahir anak yang berbahasa Belanda
- Foto anak ukuran passport.
Lokasi: Kantor IND di Zwolle. Untuk mahasiswa RuG, bisa juga melalui perantara International Service Desk (ISD) untuk mengecek kelengkapan berkas sekaligus mengirimkannya ke IND.
Kapan: Setelah anak memiliki paspor
Berapa lama: Sekitar 6 minggu
Biaya: 51 Euro per November 2017.

9. Surat bukti pencatatan kelahiran anak di Luar Negeri di KBRI
Tujuan surat ini adalah sebagai dokumen pelengkap untuk akte yang sudah ada. Kadang beberapa institusi di Indonesia meminta dokumen ini, selain akte asli, sebagai persyaratan administrasi untuk anak-anak yang lahir di luar negeri.
Syarat yang diperlukan:
- Akte lahir yang sudah dilegalisir sesuai point 6
- Paspor orang tua dan anak
- Residence permit orang tua dan anak
- Uittreksel di point 3.
Surat keterangan lahir
Berhubung diperlukan paspor dan verblijf anak, surat ini baru bisa diurus setelah 2 syarat tersebut tersedia. Atau mungkin bisa dicoba sekalian minta surat ini ke KBRI saat legalisir akte? Kami belum pernah mencobanya. Apabila ada yang pernah dan berhasil, tolong informasikan kepada kami ya sehingga kami bisa memperbaharui informasi ini ☺
Berapa lama: 1 hari kerja, (mungkin bisa ditunggu kalau pakai alasan Groningen kan “jauh” dari Den Haag? hehe…)
Biaya: Gratis

Sudah? Yap! Administrasi di Belanda selesai sampai disini. Selagi masih di Belanda, akan lebih baik dituntaskan semua ya supaya ketika pulang ke Indonesia, semua dokumen lengkap dan urusan bisa diselesaikan dengan lancar :)

ADMINISTRASI DI INDONESIA

1. Surat Pelaporan Kelahiran Luar Negeri
Pemerintah Indonesia seharusnya tidak mengeluarkan lagi akte lahir untuk anak yang lahir di luar negeri. Sebagai penggantinya, “surat pelaporan kelahiran luar negeri” ini wajib dimiliki untuk melengkapi akte lahir yang sudah ada.
Syarat yang diperlukan:
- Mengisi formulir pelaporan kelahiran luar negeri, diperoleh di disdukcapil setempat
- Dokumen asli dan fotokopi akte lahir anak (berbahasa belanda dan Internasional)
- Dokumen asli dan fotokopi surat bukti pencatatan kelahiran di Luar Negeri dari KBRI
- Dokumen asli dan fotokopi kartu keluarga orang tua
- Dokumen asli dan fotokopi KTP elektronik orang tua
- Dokumen asli dan fotokopi surat nikah/cerai orang tua
- Dokumen asli dan fotokopi seluruh halaman paspor orang tua dan anak 
Lokasi: Dinas kependudukan dan catatan sipil kabupaten/kota sesuai domisili orang tua
Kapan: Setelah anak berada di Indonesia (untuk liburan ataupun back for good). Sebaiknya segera dibuat untuk mempermudah urusan administrasi anak ke depannya.
Berapa lama: 5 hari kerja
Bahasa: Indonesia
Biaya: Gratis menurut referensi (liat dibawah). Akan tetapi, waktu kami mengurus ini sekitar akhir tahun 2015, dikenakan biaya 100 ribu rupiah.
Sumber: http://disdukcapil.bandung.go.id/?cont=layanan/layanan

Laporan Kelahiran dari Disdukcapil Pemkot Bandung

2. Memasukan Nama Anak ke dalam Kartu Keluarga
Syarat yang diperlukan: 
a. Surat pengantar dari RT setempat dan ditandatangani RT & RW
b. Surat pengantar dari kelurahan dengan membawa kartu keluarga lama yang asli dan surat di point a
c. Mengisi formulir perbaharuan kartu keluarga yang bisa diperoleh di kelurahan/kecamatan
d. Dokumen asli dan fotokopi akte lahir anak (berbahasa Belanda & Internasional)
e. Dokumen asli dan fotokopi bukti pencatatan kelahiran di Luar Negeri dari KBRI
f.  Dokumen asli dan fotokopi Surat pelaporan kelahiran luar negeri dari disdukcapil 
Lokasi: RT, RW, Kelurahan dan Kecamatan sesuai domisili orang tua
Kapan: Urusan di RT, RW, dan kelurahan bisa dilakukan segera karena tidak memerlukan syarat point f. Akan tetapi untuk mensubmit dokumen di kecamatan, diperlukan syarat point f.
Berapa lama: 14 hari sejak semua persyaratan diserahkan di kecamatan
Biaya: Gratis

Alhamdulillah.. Selesai! :) Keliahatannya memang panjang, tapi ketika nama anak sudah tertera di kartu keluarga dengan tulisan tempat tanggal lahir yang benar (Groningen, xx-xx-xxxx), Ma sya Alloh, rasanya lega sekali...
Semoga tulisan berdasarkan pengalaman kami ini bermanfaat untuk teman-teman ya.. Semoga lancar dan dimudahkan urusannya! Aamiin :) 

Groningen, 4 Desember 2017
Keluarga Adharis

4 comments:

  1. Nna nuhuuun! Membantu bgt insyaAllah mau mudik (dan asalnya ga mikirin nambah nama di KK :p)

    ReplyDelete
    Replies
    1. Alhamdulillah, sami-sami teh.. :) jadi nambah agenda mudik dong ya hehe.. Semoga lancar semuanya ya teh, aamiin..

      Delete
  2. Halo, di KBRI saya hanya diberitahu kalau yang perlu di legalisir itu akte lahir yang versi international saja. Apakah yang versi Belanda juga wajib? Versi Belanda itu yang ada tulisan nomor BSN ya? Karena format kedua akte tersebut (belanda dan international) berbeda.

    ReplyDelete
    Replies
    1. Halo Mbak Kuma, salam kenal ya.

      Pertimbangan kami melegalisir kedua akte adalah untuk berjaga-jaga, khawatir suatu saat nanti diperlukan dan tidak ada kesempatan ke Belanda lagi. Akte kelahiran Dinara keluaran bulan Januari tahun 2015 dan tidak tertera BSN disana. Mungkin format akte yang baru berbeda?

      Salam,
      Amalina

      Delete

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...
 

Template by BloggerCandy.com | Header Image by Freepik